Soalan Lazim 2

 

Pendahuluan Diri dan Telefon

 

Pinjaman Kenderaan

 

Pinjaman Komputer

 

Bayaran Melalui EFT

 

Pemantauan Pelaburan

 

Gaji

 

Amanah


Speks


Semakan


Perolehan Aset


PERAKUAN DAN LANJUTAN MASA / EOT (Extension of Time)



Dokumen Kontrak


Info Baucer Bayaran

 


 

Berapa lamakah proses kelulusan pendahuluan diri ?
Proses dan kelulusan Pendahuluan Diri mengambil masa 5 hari bekerja bermula daripada tarikh terima sebagaimana PERB.TR.U/16/01/01/1 (12 hari) bertarikh 01 Jan 2009.

 

Bagaimanakan seseorang pegawai layak untuk mendapatkan kemudahan alat komunikasi mudah alih ?
Kelayakan untuk mendapatkan kemudahan Alat Komunikasi boleh dirujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2009. Pekeliling Perbendaharaan Negeri Bil. 4/2005 dan surat Perbendaharaan PERB.TR.U/16/08/01/1 (35) bertarikh 24/8/2009.

 

Adakah saya layak untuk memohon pinjaman motosikal jika belum disahkan dalam jawatan ?
Anda layak memohon pinjaman tersebut dengan syarat mengemukakan 2 orang penjamin yang terdiri daripada Kakitangan Kerajaan yang telah disahkan dalam jawatan.

 

Saya telah mempunyai motosikal sendiri. Bolehkah saya memohon pinjaman untuk membeli motosikal tersebut ?
Anda tidak dibenarkan memohon pinjaman membeli motosikal yang telah didaftarkan atas nama sendiri.

 

SPotongan gaji saya melebihi 60% termasuk potongan ASB dan Tabung Haji. Adakah saya layak memohon pinjaman kenderaan kerajaan ?
Bagi kakitangan yang potongan gajinya melebihi 60%, anda tidak layak memohon pinjaman kenderaan.

 

Saya bercadang untuk memohon pinjaman kereta terpakai. Adakah saya layak memohon pinjaman kereta tersebut ?
Anda layak memohon pinjaman kereta tersebut dengan syarat dapat mengemukakan Sijil Penilaian Kereta Terpakai yang dikeluarkan oleh pihak JKR Mekanikal.

 

Gaji pokok saya sekarang adalah sebanyak RM1,500.00. Adakah saya layak untuk memohon pinjaman kereta ?
Anda tidak layak memohon pinjaman tersebut memandangkan gaji pokok minimum yang telah ditetapkan untuk pinjaman kereta adalah sebanyak RM1,620.00 sebulan.

 

Berapakah maksimum pembiayaan yang diberi kepada anggota ?
Menurut Pekeliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu Bil. 7 tahun 2000 Perenggan 5.1, amaun pembiayan maksimum adalah sebanyak RM3,000.00 dan akan dikira kepada angka ratusan yang terdekat.

 

Skim pembiayaan pinjaman komputer bagi anggota tidak sah jawatan boleh diluluskan atau tidak ?
Menurut Pekeliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu Bil. 7 Tahun 2000 Perenggan 2.1. skim pembiayaan ini hanya ditawarkan kepada semua kakitangan kerajaan/agensi kerajaan negeri dan pihak berkuasa tempatan yang bertaraf tetap, telah disahkan dalam jawatan.

 

Tempoh pembayaran balik berapa tahun ?
Menurut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 Perenggan 9.1, tempoh bayaran balik adalah tidak melebihi 48 bulan.

 

Perlu tidak pembiayaan direkod dalam buku perkhidmatan anggota ?
Perlu direkodkan sebagaimana arahan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 Perenggan 12.6.

 

Saya telah membuat pinjaman kali pertama pada tahun lepas dan pada tahun ini saya ingin memohon sekali lagi pinjaman komputer. Adakah saya layak memohon pinjaman tersebut ?
Tidak layak kerana pinjaman baru hanya boleh diluluskan selepas 3 tahun dikira mulai tarikh kelulusan sebelumnya dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan sebagaimana Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2009 Perenggan 3.1.

 

Saya telah menerima satu surat dari jabatan lain yang memaklumkan satu bayaran telah dibuat ke jabatan saya melaui EFT (Bayaran terus ke Bank). Apakah tindakan yang perlu saya ambil ?
  1. Jabatan tuan hendaklah mendapatkan satu salinan "makluman kredit" daripada pihak bank yang membuktikan bayaran tersebut telah dimasukkan ke akaun.
  2. Membuat Resit dan Penyata Pemungut dan memasukkan kod hasil yang sepatutnya.
  3. Penyata Pemungut tersebut tidak perlu dihantar ke bank.
  4. Kembarkan satu salinan "makluman kredit" yang diterima dari bank pada setiap Penyata Pemungut untuk semakan Pejabat Perbendaharaan Negeri dan Pejabat Audit.
  5. Resit asal hendaklah dihantar kepada Pejabat Pembayar sebagai bukti penerimaan bayaran tersebut.

 

Berapa lamakah tempoh sesuatu tuntutan bayaran diproses oleh LTAWNT ?
Bayaran dan cek akan disempurnakan dalam masa 7 hari bekerja setelah tuntutan yang sempurna disahkan dan dicop terima oleh bahagian kewangan.

 

Berapa lamakah tempoh yang diambil untuk tandatangan borang SMP dan pindahmilik sesebuah projek ?
Masa yang diambil untuk menyempurnakan dalam masa 7 hari bekerja.

 

Bagaimanakah prosedur jualbeli dan pindahmilik rumah PAKSR Padang Hiliran dilaksanakan ?
  1. Surat permohonan daripada Pembeli kepada Perbadanan Menteri-Menteri Besar (MBI Inc).
  2. Syarat kepada pembeli asal hendaklah menyelesaikan segala bayaran tertunggak seperti pinjaman bank dan yuran penyelenggaraan bulanan.
  3. Bayaran untuk proses pindahmilik dikenakan sebanyak RM500.00 perunit, bersama kelulusan untuk pindahmilik.
  4. Pembeli baru hendaklah melantik peguam untuk urusan pembelian dan pindahmilik. Serah borang 14A untuk urusan pindahmilik.
  5. Kelulusan borang 14A dan tandatangan oleh Menteri Besar.
  6. \
  7. Proses pendaftaran pindahmilik seterusnya diuruskan oleh peguam pembeli.

 

Bagaimanakah prosedur jualbeli dan pindahmilik Rumah Kos Rendah di Kondo Rakyat ?
  1. Surat permohonan oleh Pembeli Kedua.
  2. Surat tersebut dipanjangkan kepada SUK Perumahan untuk kelulusan.
  3. Pemohon hendaklah mengisi Borang Permohonan Rumah Sistem Pendaftaran Terbuka dan serahkan kepada SUK Perumahan. Seterusnya Pemohon akan ditemuduga oleh SUK Perumahan.
  4. Jika berjaya, pemohon hendaklah melantik Peguam bagi urusan pembelian dan pindahmilik rumah.
  5. Borang Pindahmilik 14A dan perjanjian SMP diluluskan akan ditandatangani oleh Setiausaha LTAWNT dan Pegawai kewangan Negeri.
  6. Hak Milik Srata akan diserahkan kepada pembeli setelah pembeli menyelesaikan pembayaran rumah dan yuran penyelenggaraan.

 

Dokumen apakah yang perlu disertakan untuk menyediakan Sijil Gaji Akhir (LPC) ?
Dokumen yang perlu disediakan untuk menyediakan Sijil Gaji Akhir (LPC) ialah 3 salinan Sijil Gaji Akhir (Kew 101-Pin 1/82), 3 salinan slip gaji, satu salinan surat pertukaran pegawai/kakitangan dan satu salinan Kew 8. Sekiranya ada potongan pinjaman kenderaan dan komputer perlulah disertakan tambahan salinan kepada kedua-dua potongan tersebut.

 

Apakah yang perlu ada pada penyata perubahan mengenai seseorang pegawai (KEW 8-Pin 10/96) ?
Bagi menyediakan Kew 8, perlulah ada butir-butir perubahan, tarikh sepertimana tertera didalam butir-butir perubahan dan hendaklah ditandatangani oleh seorang pegawai dan seorang ketua pembantu tadbir.

 

Bilakah tarikh akhir penghantaran Borang Perubahan Gaji (KEW 320) di peringkat PTJ ?
Tarikh akhir penghantaran Borang Perubahan Gaji (KEW 320) di peringkat PTJ adalah sebelum atau pada 4hb setiap bulan kecuali ada perubahan akan dimaklumkan. Sila rujuk Pekeliling Pembayaran Gaji Tahunan.

 

Bagaimana jika berlaku perbezaan baki jabatan dengan baki Bendahari Negeri di dalam menyediakan penyata penyesuaian amanah/deposit ?
Semasa menyediakan penyata penyesuaian amanah/deposit jika berlaku perbezaan di antara baki jabatan dengan baki Bendahari Negeri ianya perlu dilakukan mengikut format-format sebagaimana berikut:

Campur:
  1. Terimaan diambil kira (kredit) dalam rekod Bendahari Negeri, tetapi belum diambilkira dalam rekod jabatan (SENARAI 'A').
  2. Bayaran telah diambil kira dalam rekod jabatan tetapi belum dalam rekod Bendahari Negeri (SENARAI 'B').

Tolak:
  1. Bayaran telah ditolak (Debit) dalam rekod Bendahari Negeri tetapi belum diambilkira dalam rekod jabatan (SENARAI 'C').
  2. Terimaan telah diambilkira dalam rekod jabatan tetapi belum diambilkira oleh Bendahari Negeri (SENARAI 'D').

Campur Tolak:
  1. Lain-lain pelarasan Debit/Kredit (perbezaan yang tidak dapat dikesan oleh jabatan melalui terimaan atau bayaran ( SENARAI 'E').

 

Apakah yang perlu dilakukan apabila baki jabatan tidak sama dengan baki Bendahari Negeri semasa menyediakan penyata penyesuaian amanah/deposit pada awal tahun kerana baki tahun lepas belum diambilkira dalam Laporan L400 dan L405 ?
Semasa menyediakan penyata penyesuaian di mana baki jabatan dengan baki Bendahari Negeri berbeza disebabkan kerana baki tahun lepas belum diambilkira dalam laporan L400 dan L405.
  1. Untuk mendapatkan baki mengikut rekod jabatan di mana baki tahun lepas hendaklah dicampurkan dengan urusniaga semasa.
  2. Senarai 'E' perlu dilampirkan untuk memasukkan jumlah tahun lepas yang belum diambilkira oleh Bendahari Negeri dan jumlah tersebut perlu ditolak dengan baki jabatan untuk mendapatkan baki mengikut rekod Bendahari Negeri.

 

Bagaimana untuk mendapatkan balik wang deposit am jabatan atau wang tahanan (bond perlaksanaan) ?
Untuk mendapatkan balik wang deposit atau wang tahanan (bond pelaksanaan) di mana individu atau kontraktor perlu menghantar balik resit yang diberi semasa bayaran dibuat atau memberi nombor baucer di mana wang tahanan ditolak semasa bayaran dilakukan.

 

Kenapa nombor pesanan tempaan (LO) tiada pada nota minta walaupun sudah diluluskan ?
Sila gunakan ID pelulus dan tekan butang Gabung di nota minta (Butang No. 1).

 

Kenapa nombor baucer tiada pada Bil Invois Pesanan Tempatan (Butang No. 5) dan Daftar Bayaran Tanpa PT (Butang No. 8) selepas tekan butang lulus ?
Sila gunakan ID penyemak dan tekan butang Gabung pada Bil Invois Pesanan Tempatan (Butang No. 5) dan Daftar Bayaran Tanpa PT (Butang No. 8)

 

Mengapa Baucer Bayaran dikuiri dan dibatal oleh Pejabat Bendahari ?
  1. Sekiranya terlibat dengan kesilapan kod sodo, JAB atau PTJ hendaklah batal semua skrin yang terlibat dan key in semula data.
  2. Sekiranya terdapat kesilapan pada perihal dan kod bank, JAB atau PTJ boleh EDIT di bil invois (Butang No. 5) dan daftar tanpa pesanan tempatan (Butang No. 8).
  3. Sekiranya kesilapan berlaku pada Info, JAB atau PTJ hanya perlu EDIT dan SIMPAN di bil invois (Butang No. 5) dan daftar bayaran tanpa pesanan tempatan (Butang No. 8).

 

Skrin Panjar Wang Runcit, kenapa semasa penyemak hendak semak di daftar bayaran tanpa pesanan tempatan (Butang No. 8) ada keluar mesej "PERUNTUKAN TIDAK MENCUKUPI" ?
Penyemak hendaklah batal daftar bayaran tanpa pesanan tempatan (Butang No. 8) dan seterusnya batal baucer kecil di (Butang No. 6) yang tiada peruntukan.

 

Bagaimana proses Penyata Pemungut ?
Pastikan tarikh dari dan tarikh hingga sama dengan tarikh Resit dikeluarkan.

 

Kenapa tiada data semasa hendak membuat rekupmen Panjar Wang Runcit (Butang No. 7) ?
Penyedia perlu cetak terlebih dahulu baucer kecil (Butang No. 6).

 

Adakah pegawai yang diluluskan bertukar diatas permohonan sendiri layak menuntut bayaran perpindahan dan pihak manakah yang meluluskan bayaran perpindahan tersebut ?
Pegawai yang diluluskan bertukar di atas permohonan sendiri layak menuntut bayaran perpindahan dalam keadaan berikut:
  1. Pegawai telah berkhidmat selama 5 tahun dalam stesen berkenaan.
  2. Memohon bertukar untuk mengikut suami atau isteri dengan syarat telah berkhidmat melebihi 1 tahun.
  3. Memohon bertukar di atas sebab kesihatan pegawai atau ahli keluarga yang memerlukan rawatan rapi.
  4. Memohon bertukar bagi menjaga ibu bapa yang sakit
  5. Memohon bertukar di atas sebab ketidaksesuaian penempatan.

* Ketua Jabatan diberi kuasa untuk menimbang dan meluluskan tuntutan bayaran perpindahan berdasarkan syarat yang ditetapkan dan JPA (5) 63/163 (40) bertarikh 10 November 1994.

 

Apakah kelayakan pegawai apabila pegawai atau ahli keluarga dirujuk oleh pegawai perubatan kerajaan untuk mendapat rawatan perubatan di luar stesen ?
  1. Pegawai layak menuntut tambang perjalanan sewa hotel atau elaun lojing dan elaun makan atau elaun harian dengan syarat pegawai atau ahli keluarga pegawai tidak dimasukkan ke wad.
  2. Pegawai layak menuntut kemudahan di atas bagi seorang pengiring untuk tempoh tidak melebihi 5 hari bagi sekali rawatan.
  3. Untuk tujuan mengiring, pegawai perlu mengambil cuti rehat atau cuti lain yang beliau berkelayakan.

* Sila semak Pekeliling Perbendaharaan 2/92 (Rawatan untuk Anggota Keluarga)

 

Siapakah yang dikategorikan sebagai ahli keluarga kepada pegawai yang mengiring semasa rawatan ?
  1. Keluarga pegawai terdiri dari isteri atau suami.
  2. Anak-anak yang ditanggung sepenuh oleh pegawai berumur 18 tahun. Sekiranya masih belajar, di bawah umur 21 tahun.
  3. Anak-anak yang daif disebabkan kelemahan otak atau jasmani - had umur di atas tidak dipakai.
  4. Anak-anak termasuk anak-anak tiri dan anak-anak angkat yang diambil mengikut undang - undang.
  5. Balu atau duda seorang pegawai juga dianggap keluarga pegawai selagi ia tidak berkahwin semula.

* Rujukan : Perintah Am Bab F

 

Adakah pegawai yang menjadi peserta kursus, seminar atau bengkel yang diadakan di luar waktu bekerja boleh dibayar elaun lebih masa ?
Pegawai yang menjadi peserta kursus, seminar atau bengkel tidak layak dibayar bayaran elaun lebih masa atau cuti gantian kecuali pegawai yang menjadi urusetia yang mengendalikan kursus,seminar atau bengkel tersebut.

 

Apakah pegawai yang menjalankan kerja lebih masa di luar kawasan Ibu Pejabat boleh menuntut bayaran lebih masa dan elaun bertugas rasmi luar ibu pejabat ?
Pegawai yang diarah menjalankan kerja lebih masa di luar kawasan Ibu Pejabat adalah layak menuntut bayaran lebih masa dan juga elaun bertugas rasmi seperti Elaun Makan, Bayaran Sewa Hotel dan Elaun Perjalanan Kenderaan tertakluk kepada peraturan yang ditetap dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003.

 

Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Kerajaan ?
Aset ialah harta benda kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang kerajaan yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

 

Apakah pekeliling yang berkaitan dengan tatacara pengurusan aset dan bagaimanakah untuk mendapatkannya ?
Perb-Perb Bil.5/2007 dan tuan boleh mendapatkannya melalui http://www.treasury.gov.my.

 

Aset terbahagi kepada beberapa kumpulan dan bagaimanakah cara untuk mengkategorikannya ? Aset terbahagi kepada dua bahagian iaitu:
  1. Aset harta modal ialah yang perolehan asal melebihi RM1,000.00 dan memerlukan penyelenggaraan secara berjadual (kenderaan/kelengkapan komputer) dan didaftarkan dalam KEW. P.A.2.
  2. Aset Inventori ialah yang perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan (perabut/kelengkapan komputer) dan didaftarkan dalam Kew. P.A.3.

 

Apakah langkah-langkah yang perlu diambil oleh jabatan untuk melupuskan aset ? Langkah-langkah ialah :
  1. Jabatan kenalpasti aset yang hendak dilupus.
  2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai untuk Ahli Lembaga Pemeriksa dengan menggunakan borang Kew. P.A.15 yang terdiri daripada 2 orang dan tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun.
  3. Bagi pelupusan kenderaan jabatan hendaklah mengisi borang Kew. P.A.16 dan dihantar ke JKR Workshop untuk pengesahan.
  4. Bagi pelupusan komputer hendaklah mengisi borang Kew. P.A.16 dan dihantar ke UPMN. (Pusat Makluman ICT).
  5. Kemukakan Kew. P.A.17 yang disahkan oleh Lembaga Pemeriksa kepada Perbendaharaan Negeri untuk dilulus oleh Pegawai Kewangan Negeri (Syor Lembaga Pemeriksa bagi jenis pelupusan).
  6. Setelah menerima kelulusan daripada Pegawai Kewangan Negeri (Kew. P.A.17) jabatan hendaklah membuat pelupusan sebagaimana syor Lembaga Pemeriksa.
  7. Sediakan sijil pelupusan Kew. P.A.19 dan dihantar kepada Pegawai Kewangan Negeri dan direkod di jabatan.

 

Apakah langkah-langkah yang perlu diambil apabila berlaku kehilangan aset atau wang ?
  1. Buat laporan kepada polis dalam tempoh 24 jam.
  2. Jabatan menyediakan laporan awal (Kew. P.A.28) dan dihantar kepada Perbendaharaan atau Audit Negeri.
  3. Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Penyiasat dalam masa 2 minggu dari tarikh laporan awal ditandatangani.
  4. Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan laporan siasatan dengan menggunakan borang Kew. P.A.29.
  5. Kemukakan laporan akhir kepada Perbendaharaan melalui borang Kew. P.A.30 dalam tempoh 2 bulan.
  6. Kemukakan Sijil Hapuskira Aset melalui borang Kew. P.A.31 kepada Perbendaharaan.

 

Untuk memohon EOT borang apakah yang digunakan ?
Borang JKR 203T Pin 4/83.

 

Apakah yang perlu dinyatakan di dalam borang JKR 203T ?
Sebab-sebab atau justifikasi mengikut SPP, serta klausa yang berkait dengan dokumen berserta tempoh masa yang dipohon.

 

Siapakah yang layak memberi kelulusan EOT ?
Kelulusan EOT hanya YB Pegawai Kewangan Negeri sahaja yang layak memberi kelulusan dan diperakui oleh Pegawai Penguasa (SO).

 

SDokumen perjanjian seelok-eloknya ditandatangani dalam tempoh dua (2) bulan selepas surat setuju terima. Bagaimanakah dokumen perjanjian dapat diuruskan dalam tempoh masa tersebut ?
Jawapan bagi menyegerakan penyediaan dokumen, agensi kerajaan perlu;
  1. Menentukan dokumen perjanjian telah diluluskan oleh Penasihat Undang-undang
  2. Memastikan salinan contoh perjanjian dicatatkan dalam dokumen tender
  3. Draf dokumen perjanjian disediakan dalam tempoh masa yang ditetapkan
  4. Draf dokumen perjanjian dipersetujui dan ditandatangani oleh kontraktor dalam tempoh masa yang ditetapkan
  5. Dokumen perjanjian dimatikan setem atau pengecualian duti setem
  6. Semua dokumen sampingan seperti bon pelaksanaan perjanjian lengkap dan disempurnakan
  7. Dokumen perjanjian dihantar untuk ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa

 

Apakah Info-Info yang perlu ditandakan untuk penyediaan Baucar Bayaran ?
Info-Info yang perlu ditanda dalam penyediaan sesuatu Baucar Bayaran adalah mengikut kategori jenis bayaran yang hendak dibuat. Info-Info yang perlu mengikut kategori jenis bayaran adalah sebagaimana senarai di bawah : Maklumat ini perlu ada dan disimpan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) bersama-sama dengan baucar tersebut.
  1. Bayaran Kontrak (Tender)
  2. Bayaran Kontrak (Sebutharga)
  3. Bayaran Balik Deposit
  4. Bayaran Tuntutan Perjalanan
  5. Bayaran Elaun Lebih Masa
  6. Bayaran Tuntutan Elaun Penceramah dan Elaun JKKK
  7. Bayaran Bil Pelbagai
  8. Bayaran Pampasan Tanah
  9. Bayaran Panjar Wang Runcit
  10. Bayaran Perpindahan
  11. Bayaran Anugerah Khidmat Cemerlang (APC)
  12. Bayaran Ganjaran Kontrak
  13. Bayaran Gaji Sambilan